Jouw hele traject bij ons
Van aanvraag tot afronding
Wat je moet weten over…
het invullen van een aanvraag
1. Past je project bij ons?
Gaat je project over activiteiten voor kinderen en jongeren in Zwolle? Denk aan sport, muziek, theater, buurtwerk, kerk of onderwijs (dit noemen we jeugdwerk)? Of gaat het om zorg en hulp voor jongeren, bijvoorbeeld gezondheidszorg (dit noemen we jeugdzorg)?
En is het project voor jonge mensen van 0 tot en met 25 jaar die in Zwolle wonen, naar school gaan, studeren of sporten? Dan kun je bij ons een aanvraag doen.
2. Maak je aanvraag compleet
Je kunt per project één aanvraag insturen. Vul het formulier helemaal in en upload alle verplichte bijlagen. Daarna krijg je automatisch een mail van ons.
Geen mail ontvangen? Kijk dan in je spamfilter.
Wij controleren daarna of alle informatie duidelijk en compleet is. Hebben we vragen? Dan nemen we contact met je op.
3. Zo beoordelen we je aanvraag
Tijdens de bestuursvergadering beoordelen we jouw aanvraag. We kijken in ieder geval naar:
a. Het project zelf:
- Is het project belangrijk voor Zwolle?
- Leren jonge mensen er iets van, of ontwikkelen ze zich erdoor?
- Waar is het geld voor bedoeld? Bijvoorbeeld voor producten of andere kosten voor deelnemers van 0 tot 25 jaar.
4. Wanneer steunen we je project niet?
We steunen je project niet als:
- je een groot deel van de kosten bij ons aanvraagt — we vinden het belangrijk dat ook andere organisaties, fondsen of jezelf geld bijdragen
- je geld vraagt voor de vaste kosten, zoals huur van een gebouw of grond, of voor salaris
- je geldt vraagt voor een project dat bedoeld is om geld te verdienen
- je de aanvraag pas doet nadat je al hebt ingekocht, of nadat de activiteit al is begonnen
5. Hoe bepalen we het bedrag?
We letten op de volgende punten:
- hoeveel geld je vraagt
- wat de totale kosten van het project zijn
- wie er nog meer meebetaalt (het dekkingsplan)
- hoeveel jonge mensen meedoen als deelnemer of publiek
- wat je zelf doet of betaalt
6. Ook als je aanvraag aan alle voorwaarden voldoet...
… Is dat nog geen garantie dat je geld krijgt. We moeten soms keuzes maken. Dat hangt bijvoorbeeld af van:
- de kwaliteit van het project
- de kans dat het project lukt
- of andere fondsen en sponsoren het project ook steunen
Wat je moet weten over…
een toegekende bijdrage
Heb je een bijdrage van ons gekregen? Dan gelden de afspraken hieronder. Zo weet je precies wat je van ons kunt verwachten, en wat wij van jou verwachten.
7. Onze bijdrage
We betalen meestal een deel van de kosten van je project. Daarom vinden we het belangrijk dat ook andere organisaties, fondsen of jijzelf geld bijdragen.
We kijken naar drie dingen als we je aanvraag beoordelen: je projectplan, je begroting en hoe je het project financiert.
Krijg je minder geld dan je had aangevraagd? Dan verwachten we meestal dat je het project toch uitvoert zoals je het had beschreven. Dat kan betekenen dat je andere financiers moet zoeken, of extra inkomsten.
8. Verandert er iets in je project?
Soms verandert er tijdens het project iets door onverwachte omstandigheden.
Verandert er veel? Bijvoorbeeld aan de uitvoering, de doelgroep, de planning, de begroting, de financiering of het doel van je project? Laat het ons dan zo snel mogelijk weten via e-mail.
Wil je het project kleiner of anders uitvoeren dan je had beschreven? Neem dan eerst contact met ons op. Het bestuur bekijkt dan of dit gevolgen heeft voor je bijdrage.
9. Wat betekent een toegekende bijdrage?
Een toegekende bijdrage is altijd een maximumbedrag. Je kunt minder geld krijgen als:
- de kosten lager zijn dan je had begroot
- een deel van het project niet doorgaat
- je belangrijke veranderingen niet op tijd aan ons doorgeeft
- je meer inkomsten had dan verwacht
10. Wanneer krijg je onze bijdrage?
Je kunt ons via e-mail vragen om het toegekende bedrag over te maken. Dat kan nadat je het project hebt uitgevoerd, maar wel voordat de toekenning vervalt (niet meer geldig is).
In de mail waarin we het geld toekennen, staat welke informatie we van je nodig hebben. Je krijgt ruim de tijd om die documenten in te leveren. Heb je meer tijd nodig? Neem dan zo snel mogelijk contact met ons op. Dan bespreken we of uitstel mogelijk is.
11. Welke informatie hebben we van jou nodig?
Stuur de gevraagde documenten tegelijk naar contact@hervormdweeshuiszwolle.nl. Het kan gaan om:
- Een financieel overzicht: hierin laat je zien wat de geschatte kosten van je project waren, en wat je echt hebt uitgegeven.
- Kopieën van bonnen of rekeningen (digitaal).
- Een evaluatieverslag: hierin vertel je hoe de uitvoering van je project is gegaan. Wat vonden de jongeren ervan die meededen of kwamen kijken? Wat hebben ze ervan geleerd?
- Een beeldverslag: een aantal foto's of een video van het resultaat van je project. We gaan er dan van uit dat je toestemming hebt van de mensen op de foto's of in de video, om deze te gebruiken voor onze eigen berichten online.
Klik hier voor onze privacyverklaring.
12. Heb je een garantiesubsidie gekregen?
Dan verwachten we dat je blijft zoeken naar andere financiers. Wil je de garantiesubsidie laten uitbetalen? Laat ons dan weten welke stappen je hebt gezet om extra geld te vinden. Het bestuur bekijkt dan of we het toegekende bedrag kunnen uitbetalen, of het deel dat je nog nodig hebt.
13. Laat samen met ons zien wat je met onze steun hebt bereikt
Om projecten zoals deze te kunnen blijven ondersteunen, vinden we het belangrijk om zichtbaar te zijn in Zwolle. Jullie kunnen ons daarbij helpen door ons logo te gebruiken in jullie communicatie. De logo’s kun je hier downloaden.
Daarnaast kun je bijvoorbeeld:
- onze beachflag of banner gebruiken tijdens jouw project
- ons noemen in een programmaboekje
- ons vermelden op een website of flyer
- Een beeldverslag: een aantal foto's of een video van het resultaat van je project. We gaan er dan van uit dat je toestemming hebt van de mensen op de foto's of in de video, om deze te gebruiken voor onze eigen berichten online.
Samenwerkingspost op social media
Na afloop van het project maken we graag een samenwerkingspost met jullie voor social media. Deze delen we via jullie kanalen én die van ons. Zo bereiken we samen meer mensen. Daarom ontvangen we graag wat informatie en een paar foto’s van jullie.
14. Ga je dit project vaker uitvoeren?
Onze financiële steun is bedoeld om projecten op weg te helpen. Het is niet de bedoeling dat we voor lange tijd geld geven voor jouw project. Daarom steunen we een project meestal één keer, en maximaal drie keer.
Alleen in bijzondere gevallen steunen we een project langer. Dat geldt bijvoorbeeld voor een paar bestaande initiatieven die al jarenlang heel waardevol zijn voor de Zwolse jeugd.
Voor nieuwe projecten, evenementen of festivals gaan we ervan uit dat onze steun stopt na maximaal drie jaar.