Jaarverslag

BESTUURSVERSLAG 2010       

INLEIDING
Het bestuur van Stichting Het Hervormd Weeshuis (in het vervolg De Stichting) te Zwolle vindt het belangrijk dat Zwollenaren op de hoogte kunnen zijn van haar werk. Om onnodig papierverbruik te voorkomen stuurt zij haar jaarverslag alleen aan direct belanghebbenden als de gemeente Zwolle en de Vereniging van Fondsen in Nederland (FIN). Daarnaast wordt het jaarverslag op de website (www.hervormdweeshuiszwolle.nl) gepubliceerd zodat alle geïnteresseerden geïnformeerd worden over de activiteiten, de resultaten en de vermogenspositie van de Stichting.

HET ONTSTAAN
De Stichting is ontstaan in de jaren zestig toen het Hervormd Weeshuis aan de Broerenstraat in Zwolle zijn functie van directe opvang van wezen had verloren. Het vermogen is toen ondergebracht in een zelfstandige stichting. Het Hervormd Weeshuis aan de Broerenstraat had zijn wortels in de Moderne Devotie, eind 14e eeuw. De missie van de Stichting is nog daaraan verbonden wanneer je uitgaat van de betekenis van Moderne Devotie: ‘toewijding op hedendaagse manier’.

MISSIE, VISIE EN STRATEGIE
De Stichting stelt gelden ter beschikking van wezen en andere jeugdige personen tot en met 25 jaar, wonende of verblijvende te Zwolle, en voor steun aan jeugdwerk en jeugdzorg in Zwolle. De Stichting is erkend als een Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI). Hierdoor kan zij onbelaste giften doen en kunnen begunstigden deze giften belastingvrij in ontvangst nemen.

Bij steunaanvragen voor projecten zijn er duidelijke richtlijnen waarmee het bestuur tot een beoordeling en besluit kan komen. Bij de toetsing ervan spelen verschillende aspecten een rol. Bijvoorbeeld:
-    het algemeen belang en de maatschappelijke betekenis;
-    een doelmatige aanwending;
-    de financiële noodzaak;
-    een zorgvuldig beheer;
-    de educatieve en/of vormende waarde.

Binnen deze aspecten heeft het bestuur een voorkeur voor projecten van (Zwolse) vrijwilligers waar jongeren ook zelf uitvoerend zijn, zeker als sprake is van projecten met een vernieuwend en ontwikkelend karakter.
Het bestuur draagt niet bij aan structurele kosten zoals personele kosten van de desbetreffende organisatie zelf. Commerciële of loongenererende projecten kunnen rekenen op weinig steun. Voor aanbodgerichte activiteiten geldt hetzelfde, tenzij duidelijk is dat het aanbod gericht is op een al eerder en elders geformuleerde vraag.
De steun wordt gegeven in de vorm van een subsidie of een garantstelling.

De risico’s voor de Stichting zijn vooral verbonden aan


Over de beheersing van de risico’s wordt u nader geïnformeerd onder Vermogensbeheer, Aanvragen en Evaluatie van bestuurlijk handelen.

Het bestuur streeft een transparante handelwijze na bij de beleidsontwikkeling en –uitvoering.

BESTUUR
Statutair is bepaald dat bestuursleden lid moeten zijn van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) en wonen en/of werken in Zwolle.
Bij de samenstelling van het bestuur wordt gelet op
-    een goede bezetting van de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester
-    spreiding van maatschappelijke ervaring en kennis
-    spreiding in leeftijd.
Het is de afgelopen jaren gebleken dat veel aanvragen komen uit de sfeer van de jeugdgezondheidszorg. Het bestuur moet daarom ook grondige kennis of toegang tot kennis hebben op dit gebied en op dat van de AWBZ en WMO. Ook is van belang dat ten minste één bestuurslid over grondige juridische kennis, inzicht en ervaring beschikt.
Daarom bieden de statuten de mogelijkheid voor maximaal twee bestuursplaatsen af te wijken van de statutaire beperkingen.
Het bestuur wordt bijgestaan door één betaalde functionaris, de administrateur. Gezien de omvang van de activiteiten en het bestuurlijk handelen bestaat er geen behoefte aan een directeur.

Bestuurssamenstelling in 2010
De samenstelling van het bestuur is evenwichtig van opbouw, gezien ervaring en deskundigheid, de leeftijdsopbouw en het rooster van aftreden.
Per 1 januari 2011 heeft het bestuur een nieuwe voorzitter benoemd.

De bestuurssamenstelling en het rooster van aftreden zijn vermeld bij ‘Algemene Gegevens’.

Werkwijze van het bestuur
Individuele bestuursleden kunnen agendapunten voorbereiden, maar nooit beslissingen nemen. Alle bestuursbesluiten worden collectief genomen. Indien noodzakelijk kan het collectieve besluit achteraf worden genomen. In zulke gevallen worden per e-mail of op een andere wijze alle bestuursleden op de hoogte gesteld en wordt hun de kans gegeven daarop te reageren.
Het bestuur ontvangt alleen vergoeding voor gemaakte onkosten.

De administrateur bereidt de vergaderingen voor. Hij zorgt ervoor dat de aanvragers de gewenste informatie verschaffen zodat het bestuur op basis van complete dossiers een besluit kan nemen. Hij heeft ook een belangrijke rol in de uitvoering van bestuursbesluiten.
Over zijn werkwijze en activiteiten hebben de penningmeester, secretaris en/of voorzitter van het bestuur regelmatig contact met de administrateur.

In 2010 heeft het bestuur vijf reguliere vergaderingen gehouden. De vaste onderdelen van de agenda zijn:


Handelwijze van het bestuur bij aanvragen
Via de website kan een aanvraagformulier worden opgevraagd of gedownload. Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen indien die volledig is en van de gevraagde bijlagen voorzien.

Bij het bepalen van de hoogte van de financiële bijdrage houdt het bestuur rekening met:
-    de hoogte van de gevraagde bijdrage;
-    de eigen bijdrage / inzet;
-    de omvang van de totale kosten van de activiteit / het project;
-    de mate van (onbetaald) vrijwilligerswerk;
-    het dekkingsplan;
-    de eventuele bijdragen van andere subsidiegevers;
-    validiteit van bestuur, beheer en beleid bij de aanvrager;
-    het aantal/percentage deelnemende en/of bereikte jongeren.

Een geldelijke bijdrage heeft in principe een eenmalig karakter. Dit geldt ook voor een garantiesubsidie en met name voor een startsubsidie.
Het bestuur kan besluiten een activiteit voor meerdere achtereenvolgende jaren te ondersteunen met een maximum van -in beginsel- drie jaar.

Omdat in toenemende mate in Zwolle festivals worden georganiseerd die ook op Het Hervormd Weeshuis een beroep doen, heeft het bestuur in 2010 voor festival geldende beleidslijnen opgesteld. Het bestuur onderscheidt daarin factoren die het als basisvoorwaarde ziet, factoren die als zodanig positief zijn en bijzondere factoren die kunnen leiden tot afwijking van de driejaarstermijn. Aanwezigheid van die factoren op zich is geen garantie dat het bestuur zal afwijken van de driejaarstermijn. Genoemde factoren zijn een nadere uitwerking van de algemeen geldende beoordelingscriteria. Daarnaast heeft het bestuur interne richtlijnen ontwikkeld voor de hoogte van de te verlenen financiële steun.

Aanvragen met een terugwerkende kracht worden niet gehonoreerd.
De omvang van de te verlenen bijdragen moet passen binnen de jaarbegroting van de Stichting.

Honorering van aanvragen
In totaal hebben 68 (2009: 86) aanvragen het stichtingsbestuur bereikt. Daarvan heeft het bestuur er 58 (2009: 66) geheel of gedeeltelijk gehonoreerd. In twee gevallen is een aanvraag aangehouden.

Motieven voor afwijzing waren:
-    onvoldoende direct ten gunste van de doelgroep (tweemaal)
-    te weinig op jongeren gericht
-    aanbodgericht en voor een breed publiek (tweemaal)
-    niet voldaan aan voorwaarden o.a. oprichting stichting
-    fondsenwervende aanvrager (indirecte financiering)
-    onvoldoende informatie bij plan in te premature fase
-    verhouding aanvraag (gering) t.o.v. zeer positieve balanspositie aanvrager

Evaluatie van bestuurlijk handelen
Zowel in 2008 als in 2009 is het aantal aanvragen gegroeid. Daarom heeft het bestuur besloten voor 2010 vijf keer regulier te vergaderen. Bijkomend voordeel voor aanvragers is dat ze niet meer één maal per kwartaal een aanvraag kunnen doen, maar eens per twee maanden (m.u.v. de zomertijd).

Eén keer heeft het bestuur in 2010 een aparte vergadering gehouden over haar eigen handelen. Tijdens de reguliere vergaderingen zijn, zoals in andere jaren, evaluatieve opmerkingen gemaakt over onder andere de eigen procedures en beleidsuitgangspunten. Die worden gebundeld en in een apart overleg besproken. In 2010 ging het over:


COMMUNICATIE
Het bestuur wil zich zo transparant mogelijk opstellen. Dit wordt bewerkstelligd door een website en een publiek toegankelijk jaarverslag, dat ook is in te zien op de website.

Op de website (www.hervormdweeshuiszwolle.nl) zijn als rubriek opgenomen:
-    bestuur (met vergaderfrequentie en gedragscode)
-    aanvragen (formulier, bijlagen daarbij en beslissingscriteria)
-    soorten projecten
-    de voorgeschiedenis van de Stichting

In 2010 (2009) is de website 3146 (3.418) keer bezocht door 2457 (2.671) bezoekers met 9534 (11.202) hits on pages. Per bezoek zijn 3.03 (3,28) pagina's geopend met een gemiddelde bezoekduur van 2 minuten en 2 seconden (2.02). Er waren 76% nieuwe bezoekers ten opzichte van vorige jaren.

Vanaf najaar 2010 geeft het bestuur na iedere bestuursvergadering een persbericht uit met vermelding van het aantal gehonoreerde aanvragen en het daarmee gemoeide totaalbedrag.
Het bestuur gaat actief in op uitnodigingen voor het bijwonen van een evenement of een openingsbijeenkomst van een project.
Het wordt op prijs gesteld indien de Stichting als gever wordt vermeld in de publicaties van de aanvrager. In de honoreringsbrieven wordt hierom expliciet gevraagd.


EXTERNE CONTACTEN
Het bestuur is lid van de landelijke Vereniging van (charitatieve) Fondsen In Nederland (FIN). Deze vereniging draagt bij aan de professionalisering van stichtingen als de Stichting Het Hervormd Weeshuis. Het stichtingsbestuur toetst haar gedrag aan de gedragscode van het FIN.
De Stichting neemt al jaren deel aan een landelijke werkgroep van het FIN: de werkgroep Totaal Rendement op Vermogen (TROV).

De Stichting heeft een zetel in het Dagelijks Bestuur van Stichting Noodfonds Zwolle e.o. Deze stichting heeft als doelstelling financiële hulp te verlenen in gevallen waarin voorliggende voorzieningen ontbreken. In het Noodfonds participeren overheid (gemeente), het brede veld van hulpverlening, maatschappelijke organisaties en financiers/fondsen.
Stichting Noodfonds Zwolle e.o. is een onafhankelijke stichting waarvan het bestuur het beleid bepaalt. De gemeente zorgt voor het budget voor de activiteiten van het bureau dat voor uitvoering zorgt.
De Stichting draagt financieel bij in de vorm van een garantie tot € 5.000 per jaar.


VERMOGENSBEHEER
De Stichting beheert een vermogen van ruim € 5 miljoen. Het beheer is erop gericht dat het vermogen waardevast blijft en de Stichting de continuïteit van haar doelstelling kan waarborgen.
Het beleggingsstatuut van 2007 beschrijft de structurele aanpak van het vermogensbeheer, de wijze waarop de Stichting haar beleggingsrisico’s wil beheersen en de organisatorische randvoorwaarden. Het biedt daarmee ook een kader voor de verantwoording.

Er zijn risico’s verbonden aan het beleggen van de beschikbare middelen en het niet in continuïteit kunnen beschikken over voldoende beleggingsopbrengsten om de aanvragen te kunnen honoreren. Daarom wordt een voorzichtig beleggingsbeleid gevoerd.  De beleggingen in vastrentende waarden dienen door de Nederlandse overheid uitgegeven leningen of door de Nederlandse overheid gegarandeerde leningen dan wel verhandelbare openbare leningen van sterke debiteuren met minimaal een AA rating te zijn. De Stichting belegt binnen de categorie aandelenfondsen bij voorkeur in fondsen die zich richten op bedrijven die zijn opgenomen in algemeen erkende aandelenindices die op duurzaamheid hebben geselecteerd.

Bij het beleggen geldt als uitgangspunt (strategische verdeling plus of min 5%):

figuur_1

Hiermee wordt het doel nagestreefd een zodanig rendement (totaal rendement plus koersmutaties) te bereiken dat, na aftrek van inflatie, op langere termijn een gemiddelde van 4% van het vermogen aan uitkeringen kan worden besteed.

Het totaalrendement (totaal van direct en indirect rendement) van de beleggingen op basis van de grondslagen van de jaarrekening bedroeg 6,8% (2009 6.6%), op basis van waardering tegen marktwaarde  6.4% (2009 5.3%)

Door de krediet– en economische crisis in 2008 en 2009 zijn de renteniveaus gedaald en hierdoor de dividend- en rente-inkomsten teruggelopen. Door het voorzichtige en defensieve beleggingsbeleid beschikte de Stichting ook in 2010 over voldoende middelen om de gehonoreerde aanvragen te kunnen subsidiëren.

RESULTAAT 2010
Het  nettoresultaat over 2010 bedraagt voordelig € 178.050 (2009 € 153.599).
Het resultaat is ten opzichte van 2009 (en de begroting) voornamelijk verbeterd door de positieve koersresultaten, ondanks lagere renteopbrengsten. Daarnaast zijn de baten uit landerijen gestegen door aanpassingen van de pachtprijzen. De giften ad    € 159.100 lagen nagenoeg op hetzelfde niveau als in 2009 (€ 161.400). De beheerkosten bedragen evenals in 2009 0.4% van het gemiddelde eigen vermogen. De beheerkosten zijn conform de begroting 2010.

Van het nettoresultaat over 2010 wordt € 50.235 bestemd voor de dekking van de inflatie. Daarnaast wordt € 127.815 toegevoegd aan de Bestemmingsreserve Egalisatie Giften. Toevoegingen aan de Bestemmingsreserve Egalisatie Giften die na vijf jaar niet besteed zijn worden toegevoegd aan het Kapitaal.  

figuur_2

Vooruitblik
Er zijn geen belangrijke en bijzondere bestuurlijke voornemens voor 2011 die grote invloed hebben op de financiële positie en de baten en lasten over 2011.
Op basis van een sluitende begroting inclusief de dekking van de inflatie (1.5%) over het eigen vermogen is de verwachting dat het beschikbare budget voor toezeggingen op het niveau van voorgaande jaren kan blijven, te weten ongeveer € 200.000. Mochten de toekenningen van aanvragen een groter bedrag vergen dan is begroot, dan kan in het meerdere worden voorzien door onttrekking aan het ‘egalisatiefonds’.

Beleidsvoornemens voor 2011
Het bestuur onderzoekt de mogelijkheid dat burgers of instellingen (bij notariële akte) een schenking doen dan wel een legaat vermaken aan de Stichting.
    
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 10 maart 2011,


het bestuur,

drs. M.C. Westerhof, voorzitter
drs. A.A. Valkenburg-van Roon, secretaris
A. Westerholt RA, penningmeester           
mr. L.E.C. van Rijckevorsel-Besier, lid
A. Hup, lid